U weet het, een Opendeurdag brengt veel werkt met zich mee. Organiseren, uitnodigingen, catering, presentaties, aankleding, enz. enz.
In het inschrijvingstraject kan onze OKAPI SaaS-oplossing u echter al veel werk besparen. Lees even onderstaande flow voor het automatiseren van de inschrijvingen mee.

Hierboven ziet u het traject voor een Opendeurdag bij INNI GROUP.

1. Eerst werden de gegevens uit alle mogelijke databases samengebracht in 1 tabel Ontvangers / Recipients, zowel klanten als prospecten. Hierin ook gegevens over in welke divisie iemand klant is, postadres, verantwoordelijke commercieel vertegenwoordiger, taal, omzet, enz.
2. Op basis van dat basisbestand werd een eerste e-mail verstuurd met een “Save the date”. Een verschillende datum voor klanten van de verschillende afdelingen (Openbare Besturen, Tickets, Drukkerij, Uitgeverij, etc.). Dan werd er enige tijd gewacht waarna een tweede e-mail met een deel van het programma werd gestuurd en de melding om de brievenbus in de gaten te houden. Dus telkens een basistemplate voor een e-mail maar met variabele velden: datum per divisie, aangepast programma, voornaam van de bestemmeling, etc.

3. Ondertussen werd ditzelfde bestand gekoppeld aan een gedrukte uitnodiging om gepersonaliseerde uitnodigingen te maken: naam van de bestemmeling, programma aangepast aan de divisie waar hij of zij klant is, maar ook een heel korte persoonlijke URL verwijzend naar de inschrijvingspagina (Event Page).
4. Op deze Event page waren alle gegevens vooraf ingevuld. Je wil toch niet dat Dhr. Janssens van wie we alle gegevens kennen, nog eens zijn naam en zijn e-mail adres moet invullen! Maar wel de mogelijkheid om desgewenst de gegevens te vervolledigen met bv. een GSM-nummer of aan te passen (Update). Dit soort pagina’s worden ook wel pURL’s genoemd of personal URL’s, een webpagina uniek en specifiek voor de bestemmeling.

5. Na klikken op de inschrijvingsknop meteen een bedankingspagina, eveneens gepersonaliseerd en een bedankings e-mail met alle details van de inschrijving. Tevens een e-mail aan de Administrator van de campagne die ook via de Admin Page kan volgen hoeveel mensen al zijn ingeschreven voor welke dag. Dit dankzij een klein dashboard voor de campagne.
6. Maar in deze campagne bieden we ook de mogelijkheid “Nodig een collega uit”, met eigen afhandeling. Verder ook een Zelfregistratie (Self registration) voor mensen zonder uitnodiging, bv. via een open uitnodigingslink op de INNI website. Met dezelfde bedankingspagina en de opgeslagen gegevens worden toegevoegd aan de database (Add)
7. Na enige tijd wachten na het versturen van de papieren uitnodiging werd een reminder uitgestuurd, maar niet zonder de data eerst te filteren op “Nog niet ingeschreven”. Deze mensen kregen bijgevolg een herinnering “U bent nog niet ingeschreven”.
8. En tot slot een mechanisme om mensen nog snel uit te nodigen via de invite pagina – volledig elektronisch.
9. Ook het hele nazorgtraject werd in een Flow opgenomen: een bedanking aan de aanwezigen met link om de relevante presentaties van die dag te downloaden, een “sorry dat we u niet gezien hebben”, enz.

U ziet het, het INNI OKAPI Platform brengt lay-out, data en logica samen om er slimme marketing mee te doen. Steeds de juiste boodschap via het optimale medium op het juiste ogenblik naar de desbetreffende bestemmeling.