Vous le savez, une journée portes ouvertes demande beaucoup de travail. Organiser, invitations, catering, présentations, decors, etc. , OKAPI, le logiciel en tant que service, peut vous faire économiser dans le processus de sélection et d’enregistrement pour votre évènement.

Analysons ensemble le flux ci-dessous.

Ci-dessus, vous voyez le trajet pour une journée portes ouvertes chez INNI GROUP.

1. Dans un premier temps, les données de toutes les bases de données possibles ont été rassemblées dans un tableau Destinataires / Récepteurs, clients et prospects. Cela inclut également des informations sur la division du client concerné : adresse postale, représentant commercial responsable, langue, chiffre d’affaires, etc.
2. Sur base de ce fichier, un premier courrier électronique contenant un “Sauvegardez la date” a été envoyé. Une date différente pour les clients des différentes divisions (administrations publiques, tickets, impression, édition, etc.). Ensuite, un peu de temps après, un deuxième courriel contenant une partie du programme a été envoyé avec le message de garder un œil sur la boîte aux lettres. Donc à chaque fois un modèle de base pour un e-mail mais avec des champs variables : date par division, programme adapté, prénom du destinataire, etc.  

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3. Entre-temps, ce même fichier était lié à une invitation imprimée à faire des invitations personnalisées: nom du destinataire, programme adapté à la division où il ou elle est client, mais également une URL personnelle très courte faisant référence à la page d’inscription (page d’événement).
4. Toutes les informations étaient préremplies sur cette page d’événement. Vous ne voulez pas que M. Janssens dont nous connaissons les coordonnées, doit remplir à nouveau son nom et son adresse e-mail !
   Mais il garde la possibilité de compléter ses données par exemple d’un numéro de GSM ou de modifier les infos existantes (mise à jour). Ces types de pages sont également appelés des pURL ou URL personnelles, une page Web unique et propre au destinataire.
   

5. Après avoir cliqué sur le bouton d’enregistrement, une page de remerciement apparaît, également personnalisée, et un courrier électronique de remerciement est envoyé, contenant tous les détails de l’enregistrement. Également un courrier électronique à l’administrateur de la campagne qui peut ainsi suivre le nombre de personnes déjà inscrites pour quel jour via la page d’administration. Ceci grâce à un tableau de bord pour la campagne.
6. Mais dans cette campagne, nous proposons également la possibilité d’ “Inviter un collègue”, avec son propre flux. Également un auto-enregistrement pour les personnes sans invitation, par exemple via un lien d’invitation ouvert sur le site web INNI. Avec la même page de remerciement et les données stockées sont ajoutées à la base de données (Ajouter).
7. Après avoir attendu un certain temps après l’envoi de l’invitation papier, un rappel a été envoyé, mais non sans filtrage préalable des données sur “Pas encore enregistré”. Ces personnes ont donc reçu un rappel “Vous n’êtes pas encore inscrit”.
8. Et enfin, un mécanisme permettant d’inviter rapidement des personnes via la page d’invitation – de manière entièrement électronique.
9. L’ensemble du processus de suivi a également été inclus dans un flux : un merci aux personnes présentes avec un lien pour télécharger les présentations pertinentes de cette journée, un “désolé de ne pas vous avoir vu”, etc.

Vous le voyez, la plate-forme OKAPI d’INNI réunit la mise en page, les données et la logique pour un marketing intelligent. Toujours le bon message par le moyen optimal au bon moment au destinataire concerné.